ساختار برگزاری همایش
برای برگزاری هرچه بهتر رویداد شما، در این بخش به بررسی ساختار اجرایی همایش میپردازیم. این تشکیلات برای برگزاری همایش علمی می باشد ولی ممکن است برای سایر همایشها و رویدادها نیز با اندکی تغییرات قابل اجرا باشد. اما از آنجا که اکثر همایش ها علمی می باشد ما تشکیلات برگزاری همایش علمی را درج نموده ایم
الف – کمیته علمی
اعضای کمیته علمی
– رئيس همايش
رییس دانشگاه یا معاون پژوهشی یا رئیس انجمن و یا صنف برگزار کننده همایش می باشدعلاوه بر آن رئیس همایش میتواند یکی از شخصیت های علمی با تصویب هیات رییسه دانشگاه
وظایف رييس همايش:
1- نظارت کلی و تصمیم گیری و استراتژی کلی برگزاری همایش
2- نظارت بر اجرا و پیشرفت امور مربوط در دو قسمت علمی و اجرایی و دستورات لازم به مسوولان قسمت ها در این زمینه
3- صدور حکم دبیر گردهمایی
4- صدور حکم مسوولان واحدها به پیشنهاد دبیر همایش
– دبير همايش
در برخی از همایشها برای تسریع در امور برگزاری همایش، شخصی را به عنوان دبیر انتخاب و مسئولیت های ذیل به آن واگذار میگردد. انتخاب دبیر با پیشنهاد هیئت علمی همایش می باشد و با دبر اجرایی متفاوت است. یکی از شاخصه های انتخاب دبیر همایش، تخصص کافی و زیاد به موضوع همایش می باشد.
وظایف دبیر همایش
1- هدایت امورعلمی, اجرایی و اداری – مالی در غیاب رئیس
2 – پیگیری کلیه امور اجرایی و علمی و گزارش آن به رئیس همایش
3- پیگیری و هدایت کلیه موارد همایش جهت تسریع در امور
– مسئول كميته اجرايي
دربخش کمیته اجرایی توضیحات این بخش قید شده است
– اعضای عضو كميته علمي
این اعضا، که تعداد آن بر اساس هر همایش ممکن است متفاوت باشند، وظیفه تصمیم گیری در باره کلیات برگزاری همایش، اعم از زمان، مکان، موضوع و …… را به عهده دارند
ب- كميته اجرايي
اعضای کمیته اجرایی
– دبير اجرایی همایش
-روابط عمومی و اطلاع رسانی
شرح وظایف واحد روابط عمومی
1 – اعلام زمان برگزاري همايش به صدا و سيما ، خبرگزاري ها و برگزاري مصاحبه مطبوعاتي و راديو تلويزيوني
2 – رپورتاژ های خبری مرتبط با همایش.
3 – درج اخبار و گزارشات همايش در سايت سازمان و ی همایش
4 – هماهنگی تبلیغات محیطی
5 – تعيين قاري قرآن و مجري همايش
6 – دعوت از مسئولين لشکری، کشوری، شخصیت های علمی و هنری و ….
– کمیته تبلیغات
– مسئول سمعي و بصري
شرح وظایف سمعی بصری
1- تست و بررسی امکانات صوتی و تصویری در روز اجرا
2- تهیه عکس از مراسم
3- فیلم برداری از کلیه قسمت های همایش
4- ساخت تیز همایش
5- کنترل اسلاید های سخنرانان همایش
6- مدیریت جلسات آنلاین همایش
– تداركات و پشتيباني
شرح وظایف تدارکات و پشتیبانی
1-تامين كليه وسايل نقليه مورد نياز برگزاری همایش، هئيت اجرايي و هیئت علمی
2 – عقد قرارداد با هتل، محل برگزاری و ….
3 – عقد قراداد پذيرايي، اجرایی و …
4 – تهيه و خريد كليه اقلام مورد نياز برگزاری همايش
4 – معرفي پرسنل اجرایی و خدماتي مورد نياز در همايش
5 – همكاري و پشتيباني با ساير واحدهاي همايش
– مسئول امور مالي
تهیه و تنظیم کلیه قراردادها و همچنین کلیه دریافتی ها و پرداختی های همایش با مسئول مالی بوده و ایشان با تائید رئیس هماش مجاز به انجام این امور هستند.
– مسئول سایت
مسئول سایت وظیفه راه اندازی و مدیریت سایت در درجه اول را دارد و پس از آن بایستی نسبت به ثبت نام آنلاین، دریافت مقالات و اطلاع رسانی همایش از طریق سایت بپردازد
موضوع امنیت سایت همایش نیز به عهده ایشان است.
– سایر موارد
بسیاری از موارد مانند انتضامات، خبرنگاران و ….. وجود دارند که در بخشهای مختلف همیش ممکن است به آنها نیاز شود. این موارد توسط هر بخش و در زمان مخصوص به خودش و با تائید دبیر علمی و یا اجرایی انجام میپذیرد
ج- دبیرخانه
دبيرخانه همایش، محلی در سازمان، صنف برگزار کننده و یا حتی مجری برگزاری همایش است که متشكل از تايپيست، پیک، كارشناس مسئول و …….. می باشد كه برحسب امكانات مي تواند در حوزه موضوع همایش شرع به ارسال و مکاتبه نامه و …. نمایند.
شرح وظایف واحد دبیرخانه همایش
1 – ارسال پوستر به مراکز علمی، صنعتی و اداری و به صورت کلیه هر جایی مرتبط با موضوع همایش و کنگره
2 – هماهنگي و اجرای کلیه جلسات هیئت علمی و اجرایی
3 – کلیه امور نامه نگاری با سازمانها، اشخاص و شرکت ها
4 – تنظيم و تدوين احكام اعضاي هيئت علمي، هيئت برگزار كننده و هيئت اجرايي
5- ارتباط با شركت ها حسب موضوع كنگره براي تشكيل نمايشگاه يا غرفه
6- دریافت کلیه مقالات
7- هماهنگي با واحد روابط عمومي جهت توزيع كارتهاي دعوت و غيره
8- تشكيل جلسه داوری مقالات
9- تشكيل جلسه هماهنگي با ارگانها و سازمانهاي به جهت راه اندازی کارگروه بین سازمانی
10- آرشیو و بایگانی کلیه مستندات همایش
